Електронна трудова книжка до 10 червня: які наслідки чекають на тих, хто не встигне

Цифровізація трудових відносин в Україні добігає кінця, викликаючи чимало запитань та побоювань серед громадян щодо правил і термінів оновлення документів. Масштабне переведення паперових книжок в електронний формат покликане спростити бюрократичні процедури, проте навколо цього процесу й досі існує багато міфів про можливі покарання та втрату стажу.

Детальніше — читайте у матеріалі ТСН.ua.

Дедлайн переведення трудової книжки в електронний формат

Відповідно до закону №1217, який ухвалили у 2021 році, завершити оцифрування трудових книжок необхідно до 10 червня 2026 року.

Процедура передбачає сканування всіх сторінок трудової книжки та документів, які підтверджують страховий стаж. Електронна версія гарантує збереження даних навіть у разі втрати чи пошкодження паперової книжки, а також підтверджує стаж, набутий до 2004 року.

Для того, щоб перевірити, що вся інформація відображається коректно, можна через інтернет. Для цього слід зайти у свій профіль на вебпорталі чи в додатку Пенсійного фонду України. У відповідному меню, яке містить дані електронної трудової, можна переглянути поточні записи та, за потреби, дистанційно надіслати запит на виправлення помилок.

Що буде, якщо не встигнути оцифрувати трудову книжку до 10 червня

Якщо громадянин не встигне оцифрувати трудову книжку до 10 червня, це не призведе до втрати страхового стажу. Проте експерти та юристи радять не зволікати з цією процедурою, оскільки вона безпосередньо впливає на поточні соціальні виплати та майбутнє оформлення пенсії.

Як зазначають правозахисники, якщо громадянин не оцифрує трудову книжку — це не призведе до призупинення пенсійних виплат. Юристи зазначають, що якщо ваша паперова книжка заповнена правильно, пенсію вам обов’язково призначать. Головна різниця лише в тому, що з електронними даними держава зробить це автоматично, в іншому випадку працівникам Пенсійного фонду доведеться перевіряти кожен ваш документ вручну.

Своєю чергою експертка з трудового законодавства Галина Казначей зазначає, що без електронної копії в системі ПФУ можуть відображатися неповні дані про посади та місця роботи. Це створює проблеми вже зараз, наприклад, під час розрахунку лікарняних, коли через брак інформації Фонд може занизити розмір виплати.

Основна мета цифровізації — надійно зберегти відомості про роботу до 2004 року на випадок втрати чи пошкодження паперового оригіналу. Якщо ж залишити документ виключно у звичному паперовому вигляді, призначення пенсії у майбутньому може суттєво затягнутися.

Кому необхідно обов’язково оцифрувати трудову книжку

Юристи наголошують, що після перенесення відомостей у цифровий формат звичайна паперова книжка зберігає свій повноцінний юридичний статус і залишається головним підтвердженням вашої діяльності. Електронна версія слугує лише сучасним цифровим дублікатом, тому оригінал документа в жодному разі не можна викидати — його слід надійно зберігати.

Зайнятися цим процесом варто насамперед тим, хто зараз активно працює або перебуває в пошуку нового місця роботи. Для перших це зручна можливість контролювати свій страховий стаж, а для других — спосіб пришвидшити обмін інформацією з потенційними керівниками під час працевлаштування.

Водночас чимало громадян можуть повністю оминути цю процедуру. Це стосується людей, які вже є пенсіонерами та отримують виплати за віком. Оскільки державне забезпечення їм уже розраховане на основі раніше поданих паперів, будь-які сучасні електронні маніпуляції нічого не змінять.

Так само самостійно завантажувати копії документів не потрібно молоді, яка почала працювати після 2004 року. Починаючи з цього періоду, в країні запрацювали відповідні державні реєстри, тому всі дані про офіційну роботу та сплачені внески з самого початку накопичувалися у базах даних в автоматичному режимі. Для таких працівників паперовий носій є радше додатковим свідченням, а не єдиним джерелом правди.

Чи будуть штрафувати за неоцифровану трудову книжку

Розгляд надісланих сканкопій у Пенсійному фонді може тривати досить довго, навіть якщо людина встигла відправити їх вчасно. Водночас фахівці наголошують, що за несвоєчасне подання електронних копій штрафів чи інших санкцій не передбачено, а страховий стаж не зникне.

Для того, щоб дізнатися долю своїх документів, необхідно стежити за поточним станом заявки в особистому кабінеті.

Коли система показує, що запит «відхилено» або «скасовано», це свідчить про наявність помилок у документах. Такі заявки залишаються неприйнятими, тому людині доведеться завантажувати все наново. Детальні причини відмови та зауваження фахівців зазвичай прописуються у графі з повідомленнями.

Якщо ж навпроти заяви вказано, що вона «перебуває в роботі», «в опрацюванні» чи «на контролі», це означає, що документи очікують на перевірку фахівцями. У такому разі не варто надсилати дублюючі запити або панікувати — треба просто зачекати. Повторне відправлення документів знадобиться лише тоді, коли статус остаточно зміниться на відхилений.

Напис про «успішне виконання» підтверджує, що працівники Фонду перевірили сканкопії та внесли відповідні оновлення до бази даних. Проте навіть за такого результату варто проглянути супровідні повідомлення, аби переконатися у відсутності будь-яких прихованих зауважень чи уточнень.