До пенсії два роки: ПФУ визначив, чиї трудові книжки оцифрують першими

Оцифрування трудових книжок триває навіть після 10 червня 2026 року — дати, коли формально завершився п'ятирічний перехідний період, визначений Законом №1217-ІХ. У Пенсійному фонді наголошують: ані паперові трудові книжки не втратили чинності, ані трудовий стаж нікуди не зник. Громадяни й надалі можуть подавати документи для внесення до електронного реєстру застрахованих осіб.

Як повідомляє Судово-юридична газета з посиланням на ПФУ, включення до реєстру відсутніх відомостей про трудову діяльність здійснюється на підставі даних, які подає страхувальник — роботодавець — або сама застрахована особа. Зробити це можна через вебпортал електронних послуг Пенсійного фонду або особисто звернувшись до територіального органу.

Кого перевіряють у першу чергу

ПФУ встановив чітку черговість опрацювання поданих відомостей. До першої черги потрапляють працівники, яким до досягнення пенсійного віку залишилося два роки або менше. Саме їхні трудові книжки оцифровують першочергово, щоб до моменту оформлення пенсії всі дані вже були в реєстрі.

До другої черги належать усі інші працівники — незалежно від віку, професії чи місця роботи. Жодних додаткових критеріїв чи «пільгових» категорій усередині цієї групи ПФУ не передбачив.

Пенсіонерам подавати нічого не потрібно

Окреме роз'яснення Пенсійний фонд адресував тим, хто вже отримує пенсію за віком. Таким громадянам не потрібно подавати трудову книжку або будь-які додаткові документи — їхній страховий стаж уже враховано під час призначення пенсії. Для працюючих пенсіонерів перерахунок виплат проводиться автоматично щороку з 1 квітня на підставі даних реєстру застрахованих осіб.

Які документи потрібні для оцифрування

Для формування електронної трудової книжки ПФУ використовує такі документи:

• трудова книжка (паперовий оригінал);
• довідки про стаж роботи;
• копії наказів про прийняття, переведення або звільнення;
• документи про освіту;
• військовий квиток;
• свідоцтва про народження дітей (для зарахування періодів догляду).

Усі ці документи слід подати роботодавцю або самостійно через вебпортал ПФУ. Фонд обробляє звернення в єдиній черзі за принципом екстериторіальності — територіальні органи не можуть впливати на швидкість опрацювання.

Дедлайн минув, але штрафів не буде

Попри те, що 10 червня 2026 року завершився п'ятирічний перехідний період, жодних санкцій для тих, хто не встиг подати документи, законодавство не передбачає. У Міністерстві соціальної політики, сім'ї та єдності України підтвердили: оцифрування триватиме й надалі, а завершення перехідного періоду не означає, що паперові трудові книжки перестануть приймати або стаж «зникне».

Єдине обмеження — повторне подання тих самих даних можливе лише після того, як попереднє звернення отримає статус «виконано» в системі ПФУ.

Як подати документи на оцифрування

Працівник може звернутися до свого роботодавця — той як страхувальник зобов'язаний передати відомості до реєстру. Якщо з якихось причин роботодавець цього не робить, застрахована особа має право подати документи самостійно:

• через вебпортал електронних послуг ПФУ (portal.pfu.gov.ua) — потрібен електронний підпис;
• особисто звернувшись до будь-якого територіального відділення Пенсійного фонду незалежно від місця реєстрації.