Бухгалтер на аутсорсі

Тисячі підприємств мікро-, малого і навіть середнього бізнесу з метою оптимізації витрат наймають бухгалтера на аутсорсі. Як правило, такий бухгалтер має свій ФОП, інколи на такому ФОПі оформлені кілька працівників-бухгалтерів. Такому бухгалтеру передається доступ до КЕП директора. Здавалося б, схема робоча і відкатана роками. Але нещодавня постанова Верховного суду в справі №140/10379/24 дає підстави стверджувати, що аутсорсинг бухгалтерів відтепер стає доволі ризиковим.

Що ж відбулося у реальному кейсі, який дійшов аж до Верховного суду?

Усе почалося доволі банально. Державна служба України з питань праці отримала скаргу від колишньої бухгалтерки компанії, в якій та стверджувала, що фактично працювала головним бухгалтером протягом двох місяців, мала графік з 08:00 до 17:00. Офіційно її не працевлаштували, обіцяних грошей не заплатили. Компанія не наймала бухгалтера напряму. Замість цього було укладено договір про надання бухгалтерських послуг із ФОП-аутсорсером. Цей ФОП своєю чергою залучив «помічника» (ту саму заявницю).

Директор сказав, що знати не знає особисто бухгалтерку. Вся комунікація відбувалася через ФОП-аутсорсера. А у штатному розписі підприємства посада бухгалтера взагалі відсутня — там лише керівник та інженер.

Що цікаво, суди першої та апеляційної інстанцій підтримали бізнес. Аргументація судів була така:

• директор не був присутній під час перевірки;
• документи про перевірку нібито не були належно вручені;
• висновки Держпраці ґрунтуються лише на показаннях двох осіб;
• відсутні кадрові документи, виплати та графік.

Тобто логіка судів була проста: немає наказу — немає трудових відносин.

Однак Верховний суд скасував ці рішення, і аргументи вже були інші.

Щодо відсутності директора під час перевірки. Верховний суд відзначив, що перевірка без директора можлива і законна, пояснивши це так:

• інспектор має право приходити без попередження;
• присутність директора не є абсолютною вимогою, бо це знищить ефект раптовості.

Фактично суд легалізував підхід: якщо чекати керівника, то роботодавець встигне «прибрати» неоформлених працівників.

Щодо неналежного вручення документів на перевірку. Оскільки Держпраці надсилала документи на номер телефону, який був вказаний у Єдиному державному реєстрі юридичних осіб, фізичних осіб-підприємців та громадських формувань і який фактично належав бухгалтеру іншого підприємства, суди першої та апеляційної інстанцій вирішили, що це доказ неналежного повідомлення.

Проте Верховний суд зазначив: якщо роботодавець не оновив контактних даних в ЄДР або допустив, що там вказаний «чужий» номер, то це ризик самого підприємства. Тобто підприємство не може використовувати власну недбалість як аргумент для скасування перевірки.

Щодо відсутності наказу та інших кадрових документів. Ключовий сигнал Верховного суду: якщо людина фактично виконує роботу працівника, то відсутність наказу або трудової книжки не доводить, що трудових відносин не існувало. Навпаки, це може підтверджувати порушення статті 24 Кодексу законів про працю України.

Ще важливий нюанс із постанови Верховного суду: місце перевірки — там, де фактично працюють.

У зазначеному кейсі ТОВ було зареєстроване за однією адресою, а перевірка відбулася за іншою (офіс ФОП-бухгалтера, в якому фактично працювала бухгалтерка).

Позиція судів першої інстанції: перевірка не за юридичною адресою — порушення.

Проте Верховний суд, пославшись на Конвенцію Міжнародної організації праці (МОП) №81 (ратифікована Україною), зазначив: інспектори праці мають право безперешкодно, без попереднього повідомлення проходити на будь-яке підприємство, що підлягає інспекції.

Поняття «підприємство» не зводиться виключно до юридичної адреси в ЄДР, а інспектор зобов’язаний здійснювати нагляд там, де фактично виконуються роботи працівниками.

Обмеження перевірок тільки юридичною адресою:

• суперечило б меті державного нагляду;
• позбавляло б працівників ефективного захисту прав;
• давало б можливість легко уникати перевірок.

Важливо: сенс інспекційного відвідування у багатьох випадках полягає у раптовості та несподіваності перевірки. Завдяки цьому можливо виявити фактичний допуск особи до роботи без оформлення.

Але головні аргументи Верховного суду стосувались самої функції головного бухгалтера.

По-перше, функція головного бухгалтера за своєю природою є постійною, систематичною та безперервною діяльністю, що здійснюється у безпосередньому підпорядкуванні керівництву.

Оскільки кожна господарська операція підлягає відображенню в первинних документах і регістрах бухгалтерського обліку, така діяльність за своїм характером є процесом праці, а не виконанням конкретного завдання з досягненням індивідуально визначеного результату, що є характерним для цивільно-правових відносин.

Якщо бухгалтер має доступ до електронного підпису директора, самостійно підписує або готує звітність, постійно працює з вашими системами, виконує регулярні поточні завдання й фактично підпорядковується керівництву компанії, то для суду це виглядає не як послуга, а як робота штатного працівника. Адже така підпорядкованість та обов`язковість виконання поточних доручень є характерною ознакою трудових відносин.

І, по-друге, використання конструкції «підприємство—ФОП—фізична особа» для виконання функцій штатного бухгалтера може свідчити про штучне створення передумов для такого:

1) уникнення сплати ЄСВ, ПДФО, військового збору;

2) позбавлення працівника відпустки, лікарняних, гарантій;

3) приховування реальних трудових відносин;

4) ухилення від відповідальності роботодавця.

Чим це загрожує бізнесу?

Якщо контролюючі органи або суд доходять висновку, що фактично це був штатний працівник, але оформлений через ФОП, будуть штрафи Держпраці, донарахування ЄСВ і податків і, як наслідок, судовий спір із великими фінансовими наслідками.

А це своєю чергою є фундаментом для персональної відповідальності керівника. Якщо підприємство буде змушене сплатити значні штрафи через помилки в оформленні штату, власники компанії можуть перекласти цей фінансовий тягар безпосередньо на директора.

Що з цим робити на практиці?

Передусім чесно подивитися на модель співпраці. Якщо бухгалтер постійно інтегрований у ваш бізнес, має доступ до ключових систем і працює як частина команди, безпечніше оформлювати трудові відносини, а не маскувати їх аутсорсингом.

Якщо ж це саме послуга, у договорах потрібно чітко обмежувати обсяг робіт, строки, чіткий результат і межі відповідальності; повноваження і доступ до КЕП та внутрішніх систем. І обов’язково документуйте факт надання послуг актами з чіткою деталізацією обсягу (змісту) наданих послуг.

Цей кейс ще раз показує: формальна схема не рятує, якщо реальність інша. Суд дивиться не на слова, а на факти.