Що треба знати фермерам про кадровий облік на агропідприємстві

Всеукраїнський конгрес фермерів провів черговий тематичний вебінар у межах програми консультаційної підтримки фермерів, яка реалізується у партнерстві з міжнародною гуманітарною організацією Mercy Corps.

Цього разу розмова стосувалася кадрового обліку в фермерських господарствах: хто такі члени фермерського господарства і чим вони відрізняються від найманих працівників, коли обов’язково укладати трудовий договір, а коли ризиковано оформлювати договір цивільно-правового характеру. На запитання ведучої відповідала експертка ВКФ з бухгалтерських та податкових питань Олена Лісова.

Які законодавчі зміни цього року найбільше вплинули на кадрову роботу фермерських господарств

За словами Олени Лісової, найбільше на кадрову роботу вплинули зміни щодо критичності підприємств та військового обліку. Статус критично важливого для економіки нині отримують підприємства, які обробляють понад 1000 га угідь або 50 га багаторічних насаджень і мають річний дохід від 40 млн грн, а також дотримуються мінімального рівня заробітної плати 25 941 грн.

Отримати такий статус можна і через обласні військові адміністрації, де діють власні критерії щодо площі землі, кількості працівників, середньої зарплати та обсягу сплачених податків, оскільки кожен регіон розглядає це індивідуально.

Змінився і порядок прийняття на роботу військовозобов’язаних. З 1 вересня роботодавець зобов’язаний вимагати від кандидата військово-обліковий документ, чинний протягом 72 годин до моменту оформлення. Це може бути витяг із «Резерв+» або довідка з реєстру «Оберіг», обов’язково з QR-кодом, щоб документ можна було перевірити і надалі звірити.

Які штрафи Держпраці найчастіше застосовують до фермерського господарства і за які порушення

Найпоширенішим порушенням залишається неоформлений працівник. За кожного такого працівника передбачено штраф у розмірі 10 мінімальних заробітних плат за перше порушення і до 30 мінімальних заробітних плат за повторне, що на сьогодні становить 259 000 грн. Так само карають фактичний допуск людини до роботи без трудового договору або оформлення на неповну ставку, коли насправді працівник відпрацьовує повний день.

Порушення щодо виплати зарплати нижче мінімального рівня, неоплата нічного, святкового чи надурочного часу тягнуть штраф у розмірі двох мінімальних зарплат, а затримка виплати зарплати чи недопуск інспектора до перевірки, три мінімальні зарплати. За перешкоджання роботі інспектора санкція може сягати 16 мінімальних зарплат.

Водночас в умовах воєнного стану для агросектору діє пом’якшення. Якщо роботодавець вчасно й у повному обсязі виконує припис інспектора про усунення порушень, окрім незадекларованої праці чи недопуску працівника, фінансова санкція не застосовується, а сплатити можна лише 50% суми штрафу, якщо це відбувається протягом 10 днів після винесення постанови. Попри це Олена Лісова наголошує, що працівників варто оформлювати офіційно завчасно, а не покладатися на пом’якшення.

У чому принципова різниця в оформленні члена фермерського господарства і найманого працівника, чому їх плутають на практиці

Плутанина виникає здебільшого в розмовній практиці, тоді як бухгалтери чітко розрізняють ці категорії. Члени фермерського господарства керуються статутом підприємства, а найманий працівник, Кодексом законів про працю.

У сімейному фермерському господарстві всі члени родини, які братимуть участь у діяльності, прописуються в декларації під час його створення, і з ними не укладається трудовий договір.

З найманими працівниками ж обов’язково оформлюють прийняття на роботу, повідомляють податкову та ТЦК, нараховують заробітну плату і сплачують усі податки з відображенням у звітності.

Чи обов’язково вести трудові книжки на членів фермерського господарства

Так, обов’язково, попри те що з червня цифровізацію трудових книжок призупинили. Олена Лісова радить оформлювати їх і надалі, оскільки в майбутньому це стає підставою для підтвердження трудового стажу.

Які записи мають бути обов’язково в новій трудовій книжці

Запис про прийняття члена фермерського господарства формулюється як вступ до членів господарства із зазначенням дати, назви господарства, коду ЄДРПОУ або посилання на положення статуту, протокол загальних зборів чи рішення засновника з номером і датою документа.

Окремо фіксують посаду та професію відповідно до класифікатора, а також усі подальші переведення, зміни умов праці чи вихід з членства. Весь запис вносить особа, відповідальна за кадровий облік, а в невеликому господарстві, де ці обов’язки виконує сам голова, підпис і печатка ставляться від його імені.

Олена Лісова звернула увагу, що під час масової цифровізації трудових книжок нерідко виявлялися старі помилки: відсутній підпис на першій сторінці, відсутня вкладка про ознайомлення працівника із записами чи вигоріла печатка. Тому перед оцифруванням варто перевірити, чи підприємство ще діє і чи є можливість поставити відповідну печатку, а за потреби звернутися по дублікат документів.

Як правильно оформити виплати члену фермерського господарства, як розподіл доходу чи як плату за працеучасть, що вигідніше з погляду податків

З погляду оподаткування вигідніші дивіденди. Це розподіл прибутку пропорційно частці участі в статутному капіталі: якщо засновник один, він отримує сто відсотків виплати, а якщо кілька, то пропорційно внескам у статутний фонд.

Виплата здійснюється з чистого прибутку, ПДФО становить 5% для господарства на загальній системі оподаткування і 9% на спрощеній системі третьої чи четвертої групи, військовий збір 5% сплачується в обох випадках, а ЄСВ на дивіденди не нараховується.

Натомість плата за працеучасть оподатковується за ставкою 23% незалежно від обставин, тому цей варіант менш вигідний.

Коли можна обійтися без укладання трудового договору, чи є такі варіанти і чи варто так робити

Трудовий договір не потрібен, якщо відносини регулюються іншими нормами права, зокрема статутом фермерського чи сімейного фермерського господарства.

Якщо статут передбачає, що керівництво здійснює безпосередньо голова господарства без призначення директора, трудовий договір не укладається.

Але якщо статутом передбачено посаду директора, з ним обов’язково укладають трудовий договір, точніше видають наказ про прийняття на роботу з усіма подальшими змінами.

Чи потрібно повідомляти ДПС про прийняття на роботу члена фермерського господарства, чи це стосується лише найманих працівників

Ні, не потрібно. Повідомлення про прийняття на роботу подається лише щодо найманих працівників, незалежно від того, за основним місцем роботи вони працюють чи за сумісництвом. Членів фермерського господарства це не стосується.

Які ризики та штрафи загрожують господарству, якщо ЦПД визнають трудовим договором під час перевірки на жнивах

Штрафи в такому разі ті самі, що й за неоформленого працівника, тобто до 10 мінімальних зарплат.

Саме в період збору врожаю Держпраці найактивніше проводить як планові, так і позапланові виїзні перевірки, тому сезонних працівників варто або оформлювати на неповну зайнятість за трудовим договором, або чітко прописувати в договорі цивільно-правового характеру конкретний обсяг і результат роботи: кількість гектарів, тонн намолоченого, гектарів оранки чи літрів надоєного молока.

Головне розмежування в тому, що цивільно-правовий договір завжди прив’язаний до чітко визначеного результату, а не до процесу праці як такого.

Як обрати між почасовою і відрядною системою оплати для різних категорій працівників

Для малих фермерських господарств Олена Лісова радить почасову оплату праці: вона не вимагає додаткової документації, крім табеля обліку робочого часу, на підставі якого нараховується зарплата згідно штатного розпису.

Відрядна оплата прив’язана до конкретного результату, гектарів, кілограмів, тонн чи голів худоби, і сильно мотивує працівників, які прагнуть швидше виконати обсяг роботи заради більшого заробітку.

Водночас це має і зворотний бік: тракторист на відрядній оплаті може менше зважати на якість оранки чи перевитрату пального, тому підхід до вибору системи оплати варто застосовувати зважено.

Як юридично коректно прописати сезонність роботи в трудовому договорі

Сезонний трудовий договір може укладатися на строк не більше шести місяців, інакше він автоматично перекваліфіковується у звичайний трудовий договір.

У тексті договору потрібно чітко вказати період і вид роботи, а також обов’язково зазначити, що після завершення строку договір вважається припиненим і працівника буде звільнено.

Чи можна не платити працівнику взимку в період простою і як це правильно оформити

У період воєнного стану роботодавець може за добровільною згодою працівника надати відпустку без збереження заробітної плати на будь-який термін, без попереднього обмеження в 30 днів, яке діяло раніше. У такому разі працівник рахується на підприємстві, але зарплату не отримує.

Формальне оформлення простою Олена Лісова не радить без вагомих підстав, оскільки для цього потрібно обов’язково видати наказ і документально обґрунтувати причину, наприклад відсутність електроенергії чи пошкодження приміщень.

Що таке підсумований облік робочого часу і чим він вигідний для агросектору

Підсумований облік, коли облік ведеться за квартал, сезон чи рік, вигідний саме для агросектору, адже дозволяє взимку працювати менше за встановлену норму, а в сезон збору чи посіву врожаю більше 40 годин на тиждень без нарахування надурочних.

Період обліку обов’язково потрібно закріпити в обліковій політиці підприємства. Найчастіше господарства обирають річний облік за підсумками року.

Як правильно оплачувати понаднормові години наприкінці облікового періоду

Надурочні виплачуються лише після завершення всього облікового періоду: у подвійному розмірі годинної ставки за погодинної системи оплати або з доплатою 100% тарифної ставки за відрядної.

Замінювати оплату надурочних годин відгулами законодавство не дозволяє, компенсувати переробіток вихідним днем без оплати теж не можна.

Який мінімальний розмір доплати за нічну зміну під час посівної чи жнив і чи можна встановлювати більший відсоток

Нічною вважається зміна з 22 до 6 години ранку. Обов’язковий мінімум доплати за кожну нічну годину становить 20%, однак у сільському господарстві діє галузева норма 35%, дотримання якої Держпраці перевіряє окремо.

Підприємство своїм наказом може встановити й вищий відсоток, навіть 50% чи 100%, але не менше встановленого мінімуму.

Чи потрібен штатний розпис, якщо ОФГ працюють лише члени господарства без найманих осіб

Ні, у такому разі штатний розпис не потрібен, оскільки діяльність регулюється статутом або декларацією. Штатний розпис складають лише за наявності найманих працівників, де прописують посади, заробітні плати і кількість штатних одиниць.

Наскільки суворо перевіряють табель обліку робочого часу і які помилки в ньому найчастіше знаходять

Держпраці і податкова починають перевірку нарахування зарплати і сплати податків саме з табеля обліку робочого часу, тому помилки в ньому мають прямі фінансові наслідки у вигляді донарахувань.

Найтиповіша помилка, це неврахований лікарняний, коли бухгалтерія за звичкою проставляє повний робочий день, хоча працівник у цей час перебував на лікарняному.

Інша поширена помилка, механічне копіювання табеля з минулого місяця без коригування на вихідні та святкові дні, коли, наприклад, робочий день попереднього місяця випадав на будній, а в новому місяці та сама дата припадає на вихідний, за який не нарахована належна оплата.

Чому подорожні листи важливі саме як первинний документ для відрядної оплати праці

У подорожньому листі фіксується виробіток, маршрут, обсяг перевезеного вантажу, а також час виїзду і повернення працівника. Це первинний документ, який має бути чітко заповнений, оскільки саме на його підставі документується робочий час тракториста чи водія та пройдена відстань.

Які критерії визначають фермерське господарство як критично важливе для економіки

Через Міністерство економіки критерієм є понад 1000 га землі та виручка від 40 млн грн або 50 га насаджень. Через обласні військові адміністрації критерії можуть бути іншими: навіть підприємство зі 100 га землі і двома працівниками може отримати статус критично важливого, якщо воно виробляє продукцію, критично важливу для економіки регіону, дотримується високого рівня зарплати і сплачує всі податки.

Обов’язковою вимогою в будь-якому разі залишається відсутність заборгованості з податків та ЄСВ.

Який покроковий алгоритм бронювання тракториста чи іншого дефіцитного спеціаліста через Мінагрополітики або через «Дію»

Процес відбувається виключно в електронному форматі. На першому етапі підприємство підтверджує статус критично важливого через Міністерство аграрної політики, перевіривши відповідність галузевим критеріям і мінімальному рівню зарплати 25 941 грн, після чого подає пакет документів через Державний аграрний реєстр і за позитивного рішення потрапляє до єдиного переліку компаній для бронювання.

На другому етапі роботодавець авторизується в «Дії» електронним підписом, обирає послугу подання заявки на бронювання і вносить персональні дані працівника: прізвище, ім’я, по батькові, податковий номер, паспортні дані та номер військово-облікового документа, а також підтверджує, що нарахована зарплата за останній місяць відповідає встановленому мінімуму.

На третьому етапі система «Дія» самостійно у фоновому режимі перевіряє офіційне працевлаштування в базі Пенсійного фонду та звіряє дані військового обліку в реєстрі «Оберіг». Результат зазвичай надходить протягом доби і відображається в особистому кабінеті, а за позитивного рішення працівник отримує статус заброньованого, який автоматично відображається в застосунку «Резерв+» без потреби надсилати паперове повідомлення до ТЦК.

У разі відмови система вказує конкретну причину, наприклад відсутність даних у реєстрі «Оберіг» чи перевищення квоти.

Які документи потрібні заздалегідь для проходження процедури бронювання

Потрібні статут підприємства, підтверджений статус критично важливого підприємства з чинним терміном дії, підтвердження рівня зарплати не нижче 25 941 грн, а для прифронтових територій, 21 618 грн.

Військовозобов’язаний працівник повинен перебувати в трудових відносинах з підприємством не пізніше дня подачі заявки, мати уточнені персональні дані та актуальний військово-обліковий документ через «Резерв+» або паперовий носій, а керівнику потрібен кваліфікований електронний підпис для подання заявки на порталі «Дія».

Чи обов’язковий військовий облік у сімейному фермерському господарстві

Ні, необов’язковий, оскільки військовий облік стосується лише працівників, які перебувають у трудових відносинах, а сімейне фермерське господарство найманих працівників не залучає.

Практичний кейс: працівник заброньований перебуває на лікарняному майже весь серпень, чи є ризик втрати критичності

Учасниця вебінару навела приклад: заброньований працівник перебуває на лікарняному з 10 липня по 13 вересня 2026 року, розмір лікарняного за період з 1 по 31 серпня становить 27 000 грн, а середня зарплата по підприємству за серпень, 26 000 грн.

За словами Олени Лісової, це саме по собі не загрожує втратою статусу критичності, оскільки працівник залишається офіційно працевлаштованим, а розмір виплати перевищує середню зарплату по підприємству і встановлений мінімум.

Які ще ризики можуть призвести до втрати критичності в подібних ситуаціях

Ризик виникає, коли до квоти на бронювання враховуються лише працівники за основним місцем роботи, а сумісники до неї вже не входять, тоді як раніше вони теж могли рахуватися. Якщо в господарстві частина заброньованих чи звільнених від військового обліку працівників виявляється сумісниками, це варто перевірити окремо.

Ризик також зростає, якщо неповна виплата, наприклад лікарняний, припадає лише на частину місяця, а не на весь період, і в підсумку середня зарплата працівника за місяць виявляється нижчою за встановлений поріг.

Учасники вебінару могли отримати індивідуальну консультацію фахівців Всеукраїнського конгресу фермерів за номером телефону, зазначеним під час трансляції.

Нагадаємо, первинна консультація надається безкоштовно, а поглиблений супровід із конкретною ситуацією та документами оплачується на умовах часткового співфінансування: 75% вартості покриває конгрес, а 25% сплачує сам фермер.