Чому компанії відмовляються від стаціонарних АТС: 7 питань до провайдера хмарної телефонії

Бізнесу потрібні гнучкість і можливість організувати роботу з будь-якої точки світу. Тому компанії дедалі частіше переходять від стаціонарних АТС до віртуальної телефонії, яка спрощує керування дзвінками, підключення працівників і масштабування системи. Як знайти надійного провайдера? Ми підготували 7 запитань, які допоможуть зробити правильний вибір. 

1. Що дає бізнесу перехід на віртуальну АТС

Хмарна АТС дозволяє організувати телефонний зв’язок без придбання й обслуговування фізичного обладнання та прокладання додаткових кабелів. Працівники можуть приймати й здійснювати дзвінки з офісу, віддалено або в дорозі, використовуючи комп’ютер чи смартфон.

Один із варіантів організації такого зв’язку — хмарна АТС для бізнесу від UniTalk, яка пропонує єдине середовище для керування комунікаціями з клієнтами. Використання сервісу дає бізнесу такі переваги:

• економія на обладнанні та його обслуговуванні;
• швидке налаштування — за 5–10 хвилин;
• автоматичний розподіл вхідних дзвінків;
• налаштування сценаріїв обробки викликів;
• інтеграція з CRM.

У результаті компанія отримує інструмент для зв’язку між працівниками та спілкування з клієнтами. Він допомагає не втрачати звернення, швидше відповідати клієнтам і підтримувати зв’язок між працівниками. 

2. Які функції входять до базового тарифу?

Набір функцій у базовому тарифі залежить від провайдера. Перед підключенням варто з’ясувати, чи входять у пакет такі послуги:

• внутрішні номери;
• розподіл дзвінків;
• запис розмов;
• голосове меню IVR;
• інтеграція з CRM;
• доступ до статистики.

Як приклад, можна навести стартовий тариф STARTUP від UniTalk, який передбачає три робочі місця, запис розмов, автоматичний розподіл викликів і цілодобову технічну підтримку. Водночас голосове меню IVR, доступ до API та колтрекінг оплачуються окремо.

3. Чи інтегрується телефонія з CRM та іншими сервісами?

Обов’язково перевірте, чи інтегрується хмарна телефонія з CRM та іншими сервісами. Адже це дає змогу автоматизувати роботу з клієнтами й зменшити кількість ручних операцій:

• Дані про дзвінки, записи розмов та історія контактів можуть автоматично зберігатися в картках клієнтів. 
• Менеджерам простіше відстежувати звернення, аналізувати результати спілкування та контролювати роботу з клієнтами.

 Перед підключенням з’ясуйте сумісність телефонії з наявними системами, доступність готових інтеграцій і можливість підключення через API. 

4. Як забезпечується безпека даних?

Безпека даних у віртуальній АТС залежить від захисних механізмів провайдера та налаштувань доступу. Важливо, щоб сервіс використовував:

• шифрування даних під час передавання та зберігання; 
• автентифікацію користувачів;
• регулярне оновлення системи.

Резервне копіювання допомагає відновити інформацію в разі збою. Перед підключенням також варто уточнити, де зберігаються записи розмов, хто має до них доступ.

5. Що відбувається зі зв’язком під час перебоїв з інтернетом або електропостачанням?

Поцікавтеся у провайдера, як організовано резервування зв’язку на випадок перебоїв з інтернетом або електроенергією. Дізнайтеся, чи можна:

• налаштувати автоматичну переадресацію дзвінків на мобільні номери;
• підключити резервний інтернет;
• відновити роботу без втрати даних. 

Також варто передбачити резервне живлення для роутерів і пристроїв, які використовують для дзвінків, щоб зберегти можливість приймати та здійснювати дзвінки. 

6. Чи можна масштабувати телефонію?

З’ясуйте у провайдера, наскільки легко розширити телефонну систему зі зростанням компанії. Поцікавтеся, чи можна:

• швидко додавати нових користувачів і номери;
• створювати окремі черги дзвінків для відділів;
• змінювати сценарії обробки викликів без складного переналаштування. 

Уточніть, чи потребує масштабування додаткового обладнання, а також як змінюється вартість послуг зі збільшенням кількості користувачів. 

7. Яку технічну підтримку надає провайдер?

Поцікавтеся у провайдера, чи технічна підтримка доступна цілодобово та як швидко фахівці реагують на звернення. Дізнайтеся, як можна отримати допомогу — телефоном, у чаті або електронною поштою. Також важливо з’ясувати, як швидко провайдер усуває технічні проблеми та чи допомагає із підключенням нових функцій. 

І наостанок

Провайдери часто пропонують тестовий період, протягом якого можна перевірити якість зв’язку, зручність налаштувань і роботу потрібних функцій. Це допоможе оцінити сервіс на практиці та зрозуміти, чи відповідає він потребам компанії.